Mida teha, kui eelmine raamatupidaja ei anna andmeid üle?

november 28, 2023 Uudised

Kuidas vältida olukorda, kus eelmine raamatupidaja ei anna ettevõtet üle ja seetõttu tuleb kogu raamatupidamine uuesti sisestada. Miks ei saa ka raamatupidamistarkvara pakkuja ettevõtet sellises olukorras sageli aidata?

Merit Tarkvara tegevjuht Tõnis Kask ütleb, et andmete ligipääsuõiguse probleem on Eestis üsna levinud. See ei ole vaid raamatupidamisprogrammidepõhine, tõstatudes keskmiselt kaks korda nädalas, vaid seotud andmete omandiõigusega üldisemalt ehk puudutab ka muid andmeid teistes lahendustes. „Ilmekas näide võrdluses raamatupidamisega oli sellel sügisel paljude turundajate sundolukord alustada nullist uue reklaamikontoga, kui sotsiaalmeedia juhtiv ettevõte Meta otsustas oma varasema Eesti partneriga lepingu lõpetada. Viimast teenusepakkujana kasutanud turundajad aga ei pääsenud enam oma reklaamkontodele ligi, kuna nad polnud oma kontode omanikud,“ selgitab Kask

Omanik või käitleja?

„Raamatupidajate töös kipub tihti esinema probleem, kus teenusepakkujat vahetades pole uuel raamatupidajal kliendi andmetele ligipääsu. Kuna meie ei ole nende andmete omanikud, siis puudub meil õigus neid andmeid ka kellelegi teisele anda,“ kinnitab Tõnis Kask. „Ettevõtja ja eelmine raamatupidaja peavad lahenduseni jõudma omavahelise kokkuleppe teel. Soovitame andmete omandi ja üleandmise küsimust reguleerida juba eos teenuse osutamise lepingus,“ lisab ta.

Kase sõnul on Euroopa Liidus igasugune ja mis tahes andmetega tegeleja seaduste-määrustega piiritletult kas andmete controller või processor ehk omanik või käitleja. „Vahepealset staatust ei ole. Nii nagu enamikus tarkvarades, nii ka Merit Tarkvara programme kasutades on andmete omanik see, kes need andmed digitaalses vormis loob või sisse kannab. Merit Tarkvara on raamatupidamistarkvara pakkujana käitleja, andes andmete omanikule litsentsi alusel kasutada infrastruktuuri, et tema andmete haldamine teha infotehnoloogilise lahenduse abil mugavamaks. Meil puudub ka igasugune seaduslik võimalus kontrollida, kes need andmed programmi sisestas,“ selgitab Merit Tarkvara tegevjuht, kelle juhitud ettevõtte programmidega tehakse raamatupidamist rohkem kui 80 000 ettevõtte jaoks.

Millises olukorras saab andmeid jagada ja millises mitte?

„Raamatupidaja vahetudes saab tarkvara tootja andmeid jagada ettevõttele vaid siis, kui raamatupidamistarkvara kasutuslitsents on ostetud ettevõtte nimel ning töö on tehtud selle ettevõtte peakasutaja alt. Järelikult on sellel ettevõttel ka õigus nendele andmetele ligi pääseda ning kõik kokkulepped andmete sisestajaga on juba ettevõtte ja andmesisestaja omavaheline küsimus. Sellisel juhul saab majandustarkvara ettevõte selle firma seaduslikule esindajale ligipääsu ka anda,“ täpsustab Kask võimalusi Merit Tarkvara vaatest.

„Kui aga peakasutaja litsentsi on ostnud mõni raamatupidamisbüroo ning andmed on tema kasutaja all, puudub majandustarkvara tootjal võimalus andmebaasi sisu jagada. Küsimus pole vaid otseses ohus omandiõigust rikkuda. On esinenud juhtumeid, kus litsentsi soetanud raamatupidamisbüroo on teinud ära suure töö, ettevõtjast klient on aga otsustanud selle töö eest raha mitte tasuda ja üritanud andmeid tarkvara tootjalt tagaselja kätte saada. „Raamatupidamistarkvara tootjal puudub võimalus kontrollida, millised suhted ja kokkulepped teistel isikutel omavahel on, ammugi kas või kui palju on kellelgi teenuse eest arveid tasumata,“ täpsustab Kask ja ütleb, et see ongi konkreetne näide olukorrast, kus raamatupidamistarkvara pakkuja peab jääma kõrvalseisjaks.

Kuidas vältida andmeomandi vaidlusi?

„Kahjuks on Eestis teada ka olukordi, kus bürood on hakanud ettevõtjalt pärast raamatupidamisteenuse lõppemist raha välja pressima. Olgugi et igakuised arved on makstud, on peakasutaja muutmise eest küsitud neljakohalisi summasid. Ebaõigluse korral aitab enamasti kohus – eeldades, et see on piisavalt põhjendatud ja õiguslik, tehakse andmete omanikule korraldus info üle anda,“ selgitab Tõnis Kask, kes tunneb muret, et paljud kohalikud ettevõtjad ei mõtle ennetavalt andmete omandi teemale. See ei pea tema sõnul alati tähendama, et raamatupidamisbüroo klient peab ise litsentsi ostma: „On oluline, et andmete omandi ja üleandmise temaatika oleks teenuse osutamise lepingus lahti kirjutatud.“

„Kõige kindlam viis andmeomandi tülisid vältida, on sõltumata ettevõtte suurusest olla ise oma andmete omanik ning anda raamatupidamise tegijale juurdepääs. Aga mitte vastupidi – et ettevõtte andmed on raamatupidamisteenuse pakkuja omad ning ettevõtte esindajail on neile võimaldatud vaid ligipääs. Majandustarkvara kasutades peaks ettevõtja olema oma tarkvara peakasutaja või administraator. Sellisel juhul ei ole andmevaidluste tekkimine võimalik,“ ütleb Tõnis Kask Merit Tarkvara esindajana.

Selge sisuga leping reguleerib andmete kasutust juba eos

Ave-Ly Käsi, vandeadvokaat ja advokaadibüroo WIDEN esindaja, kommenteerib raamatupidamisdokumentide ja andmete kättesaamist raamatupidamisteenuse osutajalt nii: „Isegi kui lepingut ei ole sõlmitud, on võlaõigusseadusest tulenev väljanõudmise alus käsundi täitja vastu olemas. Selle realiseerimine võib olla keeruline olukorras, kus tarkvara kasutamist andmete ja dokumentide töötlemiseks ei ole poolte vahel kokku lepitud (mis on lepingu puudumisel vaieldamatu) ning tarkvara andmebaaside kasutamine on seotud üksnes raamatupidamisteenuse osutajaga. Seadusest tulenev säte annab nõudeõiguse üksnes teenuse osutaja vastu, mitte näiteks tarkvara tootja vastu.“

Käsi kinnitusel võib andmete ja dokumentide väljanõudmine lepingu/seaduse alusel olla küll õiguslikult perspektiivikas, kuid raamatupidamine on miski, mida äriühing peab tegema iga kuu (majandusaasta aruandeid esitama iga aasta) ning kohtuvaidlused kestavad praktikas keskmiselt 2-4 aastat.

„Ehk siis võib vaidluse eduka lõppemise korral kohus kohustada teenuse osutajat küll andmed ja dokumendid välja andma, ligipääsud tagama jms, aga nende andmetega ei ole enam praktiliselt midagi teha, sest seadusest tulenevaid tähtaegu on äriühing kohustatud kohtuvaidluse kestel ikkagi täitma ehk leidma muid võimalusi andmete taastamiseks,“ ütleb vandeadvokaat Ave-Ly Käsi.

Ta kinnitab, et kõige õiguskindlam ja efektiivsem on sõlmida raamatupidamisteenuste osutajatega alati leping, mis sätestab dokumentide/andmete töötlemist ja nende kasutamist väga täpselt, et saada endale juurdepääs, mida teenuse osutaja ei saa ühepoolselt muuta. Käsi lisab, et efektiivseks võimaluseks enda õiguste kaitsmisel on ka politsei poole pöördumine, sest raamatupidamisteenuse osutaja ei tohi andmeid ega dokumente nii-öelda pantvangis hoida. Tähelepanelik tuleb olla aga selle osas, et lepingu puudumisel ei ole kliendil absoluutset nõudeõigust teenuse osutaja vastu kõige suhtes, s.o näiteks andmebaasi üleandmiseks, vaid õigus on nõuda üle antud raamatupidamisdokumentide tagastamist ja nende alusel tehtud töid ja andmeid (pearaamatud, lepingud, arved, bilanss, kasumiaruanne, käibeandmik jms).

Ave-Ly Käsi on advokaadibüroo WIDEN vandeadvokaat.
Tõnis Kask on Merit Tarkvara tegevjuht.

Artikkel on ilmunud 22. novembri Eesti Ekspressi erilehes Sinu ettevõtte TARKVARA.
Hurt, K. (2023). Teadmiseks ettevõtjale: Mida teha, kui eelmine raamatupidaja ei anna andmeid üle? Eesti Ekspressi lisa, 22.november, lk 8-10.